Monika poprosiła mnie abym wyjaśniła jak się rozlicza dotację z pożytku publicznego... Stowarzyszenie, w którym działa, otrzymało środki i... za chwilkę będzie musiała je rozliczyć... Tak więc spełniam Twoją prośbę...
Przypominam:
Wkład finansowy – to środki finansowe własne oferenta
lub pozyskane przez niego ze źródeł innych niż budżet samorządu miasta. Wkład
własny może mieć formę wkładu finansowego i/lub niefinansowego. Wkład
niefinansowy może stanowić 100% wkładu własnego oferenta.
Wkład niefinansowy – wniesienie określonych składników
majątku do projektu niepowodujących powstania faktycznego wydatku pieniężnego.
Jako wkład rzeczowy i osobowy wnoszone mogą być: koszt wykorzystania
pomieszczeń i lokali, koszt wykorzystania wyposażenia, koszt materiałów, badania,
nieodpłatna dobrowolna praca, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna
członków.
Czas realizacji projektu będzie każdorazowo określony w
umowie, jednak nie może być dłuższy niż do 31 grudnia danego roku.
Koszty
będą uznane za kwalifikowane tylko wtedy, gdy:
- są bezpośrednio związane z
realizowanym zadaniem i niezbędne do jego realizacji;
- są racjonalnie skalkulowane w oparciu
o ceny rynkowe;
- są skalkulowane wyłącznie w odniesieniu
do zakresu zadań realizowanych w ramach dofinansowanego zadania;
- zostaną poniesione w czasie realizacji
zadania.
Po ogłoszeniu listy ofert wybranych do
dofinansowania, do oferentów wysyłane są pisma powiadamiające o przyznanej
dotacji wraz z prośbą o kontakt w celu ustalenia ostatecznej wersji kosztorysu
i harmonogramu.
Zaktualizowany kosztorys musi uwzględniać zmniejszenia wynikające z przyznania
niższej niż wnioskowana kwoty dotacji. Nie
jest dopuszczalne wprowadzanie do zaktualizowanego kosztorysu innych pozycji
niż wskazane w ofercie. Zaktualizowany harmonogram musi zawierać daty
rozpoczęcia i zakończenia całego zadania. Harmonogram i kosztorys powinny
stanowić osobne dokumenty, opatrzone pieczęcią nagłówkową, podpisane przez
osoby uprawnione.
Przekazanie środków finansowych na
numer rachunku bankowego podany w umowie następuje po podpisaniu jej przez obie
strony (Zleceniodawcę i
Zleceniobiorcę) we wskazanym w umowie
terminie (termin ten nie może być dłuższy niż 30 dni od daty wskazanej jako
dzień zawarcia umowy).
Nie ma obowiązku
posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego (lub subkonta) do obsługi środków pochodzących z dotacji.
Zleceniobiorca musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego oraz
jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej
i ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego zadania publicznego, zgodnie z
zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający
identyfikację poszczególnych operacji księgowych
Zleceniobiorca zobowiązany jest do
bieżącego informowania Zleceniodawcy w formie pisemnej o wszelkich zmianach
dotyczących podmiotu wnioskującego (zmiana osób zarządzających, siedziby, numeru konta itp.) lub realizowanego zadania (np. miejsca
i terminu realizacji zadania). Zmiany te zostaną wprowadzone do umowy aneksem.
W przypadku zmian w realizacji
zadania, Zleceniobiorca powinien zwrócić się pisemnie o sporządzenie aneksu do
umowy. Każda
proponowana zmiana umowy podlega ocenie pod kątem celowości i oszczędności. Dopuszczalne są m.in. takie zmiany:
- zmiana
terminu wykonania zadania;
- przesunięcie
środków finansowych pomiędzy pozycjami w kosztorysie;
- zmiana
terminów przekazania transz dotacji.
Ważne! Przesunięcia pomiędzy dotowanymi pozycjami kosztorysu w
granicach do 10% wartości dotacji w zmienianych
(zmniejszanej i zwiększanej) pozycjach kosztorysu dopuszczalne są bez
konieczności uprzedniego informowania. Przesunięcia dokonane w tych
granicach nie stanowią zmiany umowy, ale należy je później uzasadnić w
sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania. Niedopuszczalne są zmiany pozycji, decydujących
przy wyborze danej oferty, dotyczących zakresu rzeczowego realizowanego zadania
(liczby świadczeń) czy polegają na zmniejszeniu wkładu własnego zleceniobiorcy.
Termin rozpoczęcia realizacji zadania
określa umowa, nie może być on wcześniejszy niż data podjęcia przez Burmistrza rozstrzygającej
otwarty konkurs ofert. Zgodnie
z umową Zleceniobiorca może dokonywać płatności ze środków pochodzących z
dotacji jeszcze w ciągu 14 dni od dnia zakończenia realizacji zadania
(dokumenty księgowe, związane z realizacją zadania, muszą być wystawione w
terminie realizacji zadania, określonym w umowie).
Rozliczenie dotacji następuje po
zakończeniu realizacji zadania na podstawie sprawozdania. Zleceniobiorca
zobowiązany jest do złożenia sprawozdania w terminie 30 dni od dnia zakończenia
realizacji zadania. W uzasadnionych
przypadkach Zleceniodawca może wezwać Zleceniobiorcę do złożenia częściowych
sprawozdań z wykonania zadania publicznego. W takim przypadku sprawozdanie należy złożyć w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania.
Sprawozdanie należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr
3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010
roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy
dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania
tego zadania - druk poniżej:
Do sprawozdania należy załączyć:
- materiały dokumentujące działania faktyczne
podjęte przy realizacji zadania, np.:
- listy uczestników projektu wraz z
potwierdzeniem uczestnictwa (np. lista obecności),
- publikacje wydane w ramach projektu
(m. in. ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub warsztatów,
materiały szkoleniowe)
- raporty z realizacji zadania,
- kopie umów cywilnoprawnych,
- kopie dowodów przeprowadzenia
odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych (przy dużych projektach);
2. kopię
przelewu potwierdzającego dokonanie zwrotu
niewykorzystanych środków finansowych z udzielonej dotacji (jeżeli nie
wykorzystano pełnej kwoty udzielonej dotacji) oraz wpłatę odsetek (jeśli
dotyczy);
3. w uzasadnionych przypadkach kopię
wyciągu z rachunku bankowego, na który zostały przekazane środki finansowe z
dotacji udzielonej na realizację zadania wraz z wyszczególnieniem operacji
związanych z jego realizacją.
Do sprawozdania nie załącza się
oryginałów faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z
obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności
kontrolnych.
Rozliczenie dofinansowania następuje
na podstawie zestawienia faktur/rachunków, będącego częścią sprawozdania. Zleceniobiorca jest odpowiedzialny za
prawidłowe opisanie faktur/ rachunków oraz ich przechowywanie zgodnie z
obowiązującymi przepisami. Na wezwanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca jest
zobowiązany w wyznaczonym terminie do przedłożenia do wglądu oryginałów faktur
i innych dowodów księgowych wykazanych w sprawozdaniu w celu kontroli i
potwierdzenia wysokości pokrytych przez Zleceniobiorcę wydatków.
Wszelką dokumentację, związaną z
realizacją zadania, w tym dowody księgowe, Zleceniobiorca jest zobowiązany
przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w
którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne. Dowody księgowe, dotyczące realizacji
zadania, powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem
operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów
rachunkowych. Dokumentami
potwierdzającymi koszty kwalifikowane, które mogą zostać ujęte w zestawieniu
faktur, mogą być m.in.:
- faktury VAT;
- faktury korygujące;
- rachunki;
- noty obciążeniowe;
- noty korygujące (wraz z dokumentami,
których dotyczą);
- listy płac;
- umowy zlecenia, o dzieło oraz inne
umowy cywilnoprawne – rachunki do tych umów wraz z obowiązującymi narzutami;
- umowy sprzedaży wraz z załączonym
dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy np.
dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu;
- rozliczenie wyjazdów służbowych na
podstawie druku delegacji oraz polecenia wyjazdu służbowego wraz ze sposobem
obliczenia należnej diety i dokładnym opisem potwierdzającym powiązanie wyjazdu
służbowego z celami projektu.
Wszystkie dokumenty księgowe muszą być
w całości opłacone.
Dowody zapłaty, należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i
udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych. Dowodami zapłaty są w szczególności:
- wyciąg z rachunku bankowego Zleceniobiorcy
potwierdzający dokonane operacje bankowe;
- raport kasowy uwzględniający dany
wydatek;
- KW (Kasa Wypłaci) potwierdzające
dokonanie zapłaty.
Wkład własny rzeczowy zaangażowany w
realizację projektu może zostać rozliczony w szczególności na podstawie:
- umowy użyczenia;
- oświadczenia Zleceniobiorcy o
wykorzystywanych, na realizację zadania, zasobach rzeczowych;
- umowy o wolontariacie (wkład osobowy).
Wszystkie oryginały dokumentów
stanowiących dowód poniesionych wydatków powinny być wystawione na
Zleceniobiorcę oraz zawierać, sporządzony w sposób trwały, opis zawierający opis
wydatku:
- numer umowy;
- kwotę kosztu kwalifikowanego w ramach
projektu;
- wskazanie pozycji w kosztorysie oraz
źródła finansowania (dofinansowanie z gminy czy wkład własny
finansowy);
- oświadczenie dotyczące zgodności
zakupu z Prawem zamówień publicznych;
- akceptację wydatku pod względem
merytorycznym, rachunkowym i formalnym podpisaną przez osoby uprawnione.
Przykład:
Zakup
art. spożywczych dla uczestników szkolenia, zgodnie z umową nr .... z dnia ...,
7. poz. kosztorysu. Kwota ..... zł została sfinansowana ze środków ………………………..,
pozostała kwota .... zł została pokryta ze środków własnych. Zakup został
dokonany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
Zatwierdzam
pod względem merytorycznym.
……….............……(data
i podpis)
Zatwierdzam
pod względem rachunkowym i formalnym.
…………..............…(data
i podpis
Dopuszcza
się zastosowanie pieczątki w celu opisu dokumentów.
W ramach dokumentowania prowadzonych
działań należy również prowadzić listy obecności na spotkaniach i szkoleniach,
robić ich ewaluację oraz sporządzać sprawozdania ze spotkań.
Sprawozdania
są poddawane analizie. Ostatecznej akceptacji sprawozdania dokonuje Pełnomocnik
Burmistrza ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi. Dopiero z chwilą zaakceptowania sprawozdania przez Zleceniodawcę,
umowę uznaje się za wykonaną. Błędy lub braki w złożonym przez
Zleceniobiorcę sprawozdaniu winny być przez niego usuwane lub uzupełniane w
terminie wskazanym w pisemnym wezwaniu Zleceniodawcy. Nieusunięcie błędów lub
nieuzupełnienie braków w sprawozdaniu, we wskazanym przez Zleceniodawcę
terminie, może skutkować odmową akceptacji sprawozdania i możliwością
rozwiązania umowy przez Zleceniodawcę.
Niezłożenie sprawozdania w terminie określonym w umowie - rodzi po stronie Zleceniodawcy obowiązek pisemnego wezwania Zleceniobiorcy do złożenia sprawozdania w wyznaczonym terminie. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje zapłatą przez Zleceniobiorcę
kary umownej w wysokości określonej w umowie oraz może być podstawą do
odstąpienia od umowy przez Zleceniodawcę.
Zwrot dotacji – w całości lub w części
– następuje w sytuacjach, gdy:
- dotacja w całości lub części została
wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem (np. na inne zadanie, niż przewidziane
w ofercie);
- dotacja w całości lub części została
pobrana nienależnie;
- dotacja została pobrana w nadmiernej
wysokości;
- dotacja nie została wykorzystana w
całości ;
- Zleceniobiorca i Miasto rozwiązali
umowę za porozumieniem stron i określili obowiązek zwrotu środków przez
Zleceniobiorcę, ze wskazaniem kwoty i terminu dokonania zwrotu dotacji do
budżetu Miasta;
- wobec naruszeń innych obowiązków
określonych w umowie (np. przekroczenie terminu realizacji zadania lub inne
nienależyte wykonywanie umowy), Miasto dokonało jednostronnego rozwiązania
umowy.
Mam nadzieję, że do zwrotu dotacji nie dojdzie... Najważniejsze to wykonać zadanie, zgodnie ze złożona ofertą, wtedy rozliczenie dotacji jest bardzo proste...
Na pewno sobie poradzisz... zresztą gdyby "coś" zawsze służę pomocą... Pamiętaj o tym...
Codziennie
uczymy się macierzyństwa… Tego nikt nas nie nauczył i nikt
nas nie nauczy… Owszem mamy przykłady z naszych rodzinnych domów… Ale zawsze
jest jakieś ale… Do momentu… Kiedy stajemy się rodzicami… Często, gęsto dopiero wtedy docierają do nas słowa naszych rodziców…
Z roku na rok, jesteśmy przecież innymi
rodzicami… My sami dojrzewamy…
Uczymy się na błędach… Przecież inaczej
podchodzimy do wychowania dziecka „na początku” gdy rośnie i idzie do szkoły… Innymi
kiedy dorośnie… Najpewniej innymi jesteśmy dla córek, a innymi dla synów…
