Rozliczenie dotacji z pożytku publicznego...

Monika poprosiła mnie abym wyjaśniła jak się rozlicza dotację z pożytku publicznego... Stowarzyszenie, w którym działa, otrzymało środki i... za chwilkę będzie musiała je rozliczyć... Tak więc spełniam Twoją prośbę... 

Przypominam: 

Wkład finansowy – to środki finansowe własne oferenta lub pozyskane przez niego ze źródeł innych niż budżet samorządu miasta. Wkład własny może mieć formę wkładu finansowego i/lub niefinansowego. Wkład niefinansowy może stanowić 100% wkładu własnego oferenta.

Wkład niefinansowy – wniesienie określonych składników majątku do projektu niepowodujących powstania faktycznego wydatku pieniężnego. Jako wkład rzeczowy i osobowy wnoszone mogą być: koszt wykorzystania pomieszczeń i lokali, koszt wykorzystania wyposażenia, koszt materiałów, badania, nieodpłatna dobrowolna praca, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków.

Czas realizacji projektu będzie każdorazowo określony w umowie, jednak nie może być dłuższy niż do 31 grudnia danego roku.

 

Koszty będą uznane za kwalifikowane tylko wtedy, gdy:

1. są bezpośrednio związane z realizowanym zadaniem i niezbędne do jego realizacji;
2.  są racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe;
3.  są skalkulowane wyłącznie w odniesieniu do zakresu zadań realizowanych w ramach dofinansowanego zadania;
4.  zostaną poniesione w czasie realizacji zadania.

Po ogłoszeniu listy ofert wybranych do dofinansowania, do oferentów wysyłane są pisma powiadamiające o przyznanej dotacji wraz z prośbą o kontakt w celu ustalenia ostatecznej wersji kosztorysu i harmonogramu. Zaktualizowany kosztorys musi uwzględniać zmniejszenia wynikające z przyznania niższej niż wnioskowana kwoty dotacji. Nie jest dopuszczalne wprowadzanie do zaktualizowanego kosztorysu innych pozycji niż wskazane w ofercie. Zaktualizowany harmonogram musi zawierać daty rozpoczęcia i zakończenia całego zadania. Harmonogram i kosztorys powinny stanowić osobne dokumenty, opatrzone pieczęcią nagłówkową, podpisane przez osoby uprawnione.

 

Przekazanie środków finansowych na numer rachunku bankowego podany w umowie następuje po podpisaniu jej przez obie strony (Zleceniodawcę i Zleceniobiorcę) we wskazanym w umowie terminie (termin ten nie może być dłuższy niż 30 dni od daty wskazanej jako dzień zawarcia umowy). 

Nie ma obowiązku posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego (lub subkonta) do obsługi środków pochodzących z dotacji. Zleceniobiorca musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego oraz jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych

Zleceniobiorca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zleceniodawcy w formie pisemnej o wszelkich zmianach dotyczących podmiotu wnioskującego (zmiana osób zarządzających, siedziby, numeru konta itp.) lub realizowanego zadania (np. miejsca i terminu realizacji zadania). Zmiany te zostaną wprowadzone do umowy aneksem.

W przypadku zmian w realizacji zadania, Zleceniobiorca powinien zwrócić się pisemnie o sporządzenie aneksu do umowy. Każda proponowana zmiana umowy podlega ocenie pod kątem celowości i oszczędności. Dopuszczalne są m.in. takie zmiany:

1. zmiana terminu wykonania zadania; 
2. przesunięcie środków finansowych pomiędzy pozycjami w kosztorysie;
3. zmiana terminów przekazania transz dotacji.

Ważne! Przesunięcia pomiędzy dotowanymi pozycjami kosztorysu w granicach do 10% wartości dotacji w zmienianych (zmniejszanej i zwiększanej) pozycjach kosztorysu dopuszczalne są bez konieczności uprzedniego informowania. Przesunięcia dokonane w tych granicach nie stanowią zmiany umowy, ale należy je później uzasadnić w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania. Niedopuszczalne są zmiany pozycji, decydujących przy wyborze danej oferty, dotyczących zakresu rzeczowego realizowanego zadania (liczby świadczeń) czy polegają na zmniejszeniu wkładu własnego zleceniobiorcy.

 

Termin rozpoczęcia realizacji zadania określa umowa, nie może być on wcześniejszy niż data podjęcia przez Burmistrza rozstrzygającej otwarty konkurs ofert. Zgodnie z umową Zleceniobiorca może dokonywać płatności ze środków pochodzących z dotacji jeszcze w ciągu 14 dni od dnia zakończenia realizacji zadania (dokumenty księgowe, związane z realizacją zadania, muszą być wystawione w terminie realizacji zadania, określonym w umowie).

Rozliczenie dotacji następuje po zakończeniu realizacji zadania na podstawie sprawozdania. Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia sprawozdania w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. W uzasadnionych przypadkach Zleceniodawca może wezwać Zleceniobiorcę do złożenia częściowych sprawozdań z wykonania zadania publicznego. W takim przypadku sprawozdanie należy złożyć  w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania.

Sprawozdanie należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania - druk poniżej:

 

https://www.google.pl/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjwg7TO5pDUAhWpCsAKHeJMDOAQFghOMAQ&url=http%3A%2F%2Flubuskie.pl%2Fuploads%2Fpliki%2Fturystyka%2Fwz%25C3%25B3r%2520sprawozdania.doc&usg=AFQjCNGRW7aLC5hgssvEwMFUHJ8ukp61sg&sig2=5BuDbCH5wC6B6Owbi7sttQ

Do sprawozdania należy załączyć:

1. materiały dokumentujące działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania, np.:

• listy uczestników projektu wraz z potwierdzeniem uczestnictwa (np. lista obecności),
• publikacje wydane w ramach projektu (m. in. ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub warsztatów, materiały szkoleniowe)
• raporty z realizacji zadania,
• kopie umów cywilnoprawnych,
• kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych (przy dużych projektach); 

2. kopię przelewu potwierdzającego dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków finansowych z udzielonej dotacji (jeżeli nie wykorzystano pełnej kwoty udzielonej dotacji) oraz wpłatę odsetek (jeśli dotyczy);  

3. w uzasadnionych przypadkach kopię wyciągu z rachunku bankowego, na który zostały przekazane środki finansowe z dotacji udzielonej na realizację zadania wraz z wyszczególnieniem operacji związanych z jego realizacją.

Do sprawozdania nie załącza się oryginałów faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.

Rozliczenie dofinansowania następuje na podstawie zestawienia faktur/rachunków, będącego częścią sprawozdania. Zleceniobiorca jest odpowiedzialny za prawidłowe opisanie faktur/ rachunków oraz ich przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na wezwanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca jest zobowiązany w wyznaczonym terminie do przedłożenia do wglądu oryginałów faktur i innych dowodów księgowych wykazanych w sprawozdaniu w celu kontroli i potwierdzenia wysokości pokrytych przez Zleceniobiorcę wydatków.

Wszelką dokumentację, związaną z realizacją zadania, w tym dowody księgowe, Zleceniobiorca jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne. Dowody księgowe, dotyczące realizacji zadania, powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Dokumentami potwierdzającymi koszty kwalifikowane, które mogą zostać ujęte w zestawieniu faktur,  mogą być m.in.:

1. faktury VAT;
2. faktury korygujące;
3. rachunki;
4. noty obciążeniowe;
5. noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą);
6. listy płac;
7. umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne – rachunki do tych umów wraz z obowiązującymi narzutami;
8. umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy np. dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu;
9. rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie druku delegacji oraz polecenia wyjazdu służbowego wraz ze sposobem obliczenia należnej diety i dokładnym opisem potwierdzającym powiązanie wyjazdu służbowego z celami projektu.

Wszystkie dokumenty księgowe muszą być w całości opłacone. Dowody zapłaty, należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych. Dowodami zapłaty są w szczególności:

1. wyciąg z rachunku bankowego Zleceniobiorcy potwierdzający dokonane operacje bankowe;
2. raport kasowy uwzględniający dany wydatek;
3. KW (Kasa Wypłaci) potwierdzające dokonanie zapłaty.

Wkład własny rzeczowy zaangażowany w realizację projektu może zostać rozliczony w szczególności na podstawie:

1. umowy użyczenia;
2. oświadczenia Zleceniobiorcy o wykorzystywanych, na realizację zadania, zasobach rzeczowych;
3. umowy o wolontariacie (wkład osobowy).

Wszystkie oryginały dokumentów stanowiących dowód poniesionych wydatków powinny być wystawione na Zleceniobiorcę oraz zawierać, sporządzony w sposób trwały, opis zawierający opis wydatku:

1. numer umowy;
2. kwotę kosztu kwalifikowanego w ramach projektu; 
3. wskazanie pozycji w kosztorysie oraz źródła finansowania (dofinansowanie z gminy czy wkład własny finansowy); 
4. oświadczenie dotyczące zgodności zakupu z Prawem zamówień publicznych;
5. akceptację wydatku pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym podpisaną przez osoby uprawnione.

Przykład:

Zakup art. spożywczych dla uczestników szkolenia, zgodnie z umową nr .... z dnia ..., 7. poz. kosztorysu. Kwota ..... zł została sfinansowana ze środków ……………………….., pozostała kwota .... zł została pokryta ze środków własnych. Zakup został dokonany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

Zatwierdzam pod względem merytorycznym.

……….............……(data i podpis)

Zatwierdzam pod względem rachunkowym i formalnym.

…………..............…(data i podpis

Dopuszcza się zastosowanie pieczątki w celu opisu dokumentów.

W ramach dokumentowania prowadzonych działań należy również prowadzić listy obecności na spotkaniach i szkoleniach, robić ich ewaluację oraz sporządzać sprawozdania ze spotkań.

 

Sprawozdania są poddawane analizie. Ostatecznej akceptacji sprawozdania dokonuje Pełnomocnik Burmistrza ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi. Dopiero z chwilą zaakceptowania sprawozdania przez Zleceniodawcę, umowę uznaje się za wykonaną. Błędy lub braki w złożonym przez Zleceniobiorcę sprawozdaniu winny być przez niego usuwane lub uzupełniane w terminie wskazanym w pisemnym wezwaniu Zleceniodawcy. Nieusunięcie błędów lub nieuzupełnienie braków w sprawozdaniu, we wskazanym przez Zleceniodawcę terminie, może skutkować odmową akceptacji sprawozdania i możliwością rozwiązania umowy przez Zleceniodawcę. 

Niezłożenie sprawozdania w terminie określonym w umowie - rodzi po stronie Zleceniodawcy obowiązek pisemnego wezwania Zleceniobiorcy do złożenia sprawozdania w wyznaczonym terminie. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje zapłatą przez Zleceniobiorcę kary umownej w wysokości określonej w umowie oraz może być podstawą do odstąpienia od umowy przez Zleceniodawcę.

 

Zwrot dotacji – w całości lub w części – następuje w sytuacjach, gdy:

1. dotacja w całości lub części została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem (np. na inne zadanie, niż przewidziane w ofercie); 
2. dotacja w całości lub części została pobrana nienależnie;
3. dotacja została pobrana w nadmiernej wysokości; 
4. dotacja nie została wykorzystana w całości ; 
5. Zleceniobiorca i Miasto rozwiązali umowę za porozumieniem stron i określili obowiązek zwrotu środków przez Zleceniobiorcę, ze wskazaniem kwoty i terminu dokonania zwrotu dotacji do budżetu Miasta;
6. wobec naruszeń innych obowiązków określonych w umowie (np. przekroczenie terminu realizacji zadania lub inne nienależyte wykonywanie umowy), Miasto dokonało jednostronnego rozwiązania umowy.

Mam nadzieję, że do zwrotu dotacji nie dojdzie... Najważniejsze to wykonać zadanie, zgodnie ze złożona ofertą, wtedy rozliczenie dotacji jest bardzo proste... 

Na pewno sobie poradzisz... zresztą gdyby "coś" zawsze służę pomocą... Pamiętaj o tym...